Digitalisierungsprozesse finden inzwischen fast überall statt. Aber nicht alle Unternehmen erachten die Digitalisierung als Treiber der Organisationsentwicklung. Allzu oft beschränkt sie sich auf bestimmte Bereiche – möglicherweise eine Ursache dafür, dass die Digitalisierung nur schleppend vorankommt.
Sinnvoller ist es, digitale Transformationen in einen größeren Zusammenhang zu stellen und als Metaprozess aufzufassen, der ein Unternehmen insgesamt erfasst und weiterentwickelt. Die Möglichkeit dazu besteht: Über kurz oder lang werden die meisten Kern-, Management- und Unterstützungsprozesse digitalisiert. Statt diese stückweise oder unabhängig voneinander zu transformieren, wäre es besser, eine Digitalstrategie für die gesamte Organisation zu entwickeln.
Doch wie gestaltet man eine solche Transformation?
Meiner Erfahrung nach sind zwei Faktoren für den Erfolg eines sich organisch entwickelnden Digitalisierungsprozesses entscheidend:
- eine transparente Projektorganisation
- ein iterativer Planungs- und Controlling-Prozess.
Der Aufbau der Projektorganisation sowie die Definition der Planungs- und Controlling-Prozesse unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Auf eine enorme Komplexität sollte man sich sicherlich einstellen. Auch deshalb ist es wichtig, das Große und Ganze im Blick zu behalten.
Die Schritte, auf die es bei der Gestaltung eines Digitalisierungsprozesses am meisten ankommt, sind meiner Erfahrung nach folgende:
1. Bauen Sie eine transparente Projektorganisation auf.
Eine für alle nachvollziehbare Projektorganisation ist das A und O eines gelungen Digitalisierungsprozesses. Eine solche Projektorganisation zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:
- Sie involviert ein Projektmanagement mit transparenten Verantwortlichkeiten.
- Es gibt klare Ablaufprozesse mit realistischen Zeitkorridoren.
- Die internen Strukturen und Zuständigkeiten sind effektiv gestaltet.
Beim Aufbau einer Projektorganisation sollten Sie auch an Qualifizierungsmaßnahmen für die verschiedenen Rollen in der Prozessorganisation denken. So bleiben Sie bei der Auswahl der Mitarbeitenden flexibel.
2. Setzen Sie auf funktionsübergreifende Kooperationen.
Bei allen anspruchsvollen Transformationsprozessen ist die Zusammenarbeit mit relevanten Akteuren wichtig. Setzt man einen Digitalisierungsprozess mit dem Ziel um, die Organisationsentwicklung voranzutreiben, ist sie essenziell. Deshalb sollten Sie den Digitalisierungsprozess mit den bestehenden Linienfunktionen wie Personalwesen oder Marketing verzahnen und, wo immer möglich, die funktionsübergreifende Kooperation fördern.
3. Beziehen Sie betroffene Mitarbeitende ein.
Die Ist- und Soll-Prozesse sollten gegenläufig verlaufen: die Ist-Prozesse bottom-up, die Soll-Prozesse top-down. In beiden Fällen sollten Sie betroffene Mitarbeitende einbeziehen. Bei der Feststellung des Ist-Zustands versteht sich das von selbst. Wer an den derzeit bestehenden Abläufen beteiligt ist, kann diese schließlich am besten beschreiben.
Aber auch der Soll-Zustand sollte in enger Abstimmung mit den beteiligten Mitarbeitenden umgesetzt werden, teils der Effektivität wegen, teils, um die Akzeptanz sicherzustellen.
4. Dezentralisieren Sie Entscheidungsprozesse.
Um den prozessualen Digitalisierungsprozess zügig voranzubringen, sollten Entscheidungsprozesse dezentralisiert sein. Tendenziell möchten Projektorganisationen die Fäden nicht aus der Hand geben. Das ist verständlich, aber für einen reibungslosen Ablauf ist die Verteilung auf die Verantwortlichen sinnvoller. Dazu gehört auch, dass die jeweiligen Prozesseigner über ein eigenständiges Prozessbudget verfügen.
5. Stärken Sie die Zusammenarbeit in Ihren Teams.
Gerade bei einer umfassenden Transformation sind die Zusammenarbeit im Team und der Zusammenhalt untereinander für viele Prozessbeteiligte weitaus wichtiger als im Normalbetrieb. Entscheidend dafür sind sehr gut organisierte Arbeitsabläufe, die Frustrationen vorbeugen. Meetings sind dafür unerlässlich. Aber sie sollten wohldosiert sein und vor allem effizient verlaufen. Darum sollten Sie:
- eine Agenda vorbereiten, in der die Themen der Teilnehmer gesammelt und priorisiert sind,
- ausschließlich relevante – also wirklich betroffene – Mitarbeitende einladen,
- für eine Moderation sorgen,
- Gesprächsregeln aufstellen,
- zu Beginn Themenblöcke mit Zeitfenstern festlegen,
- die Zeit einhalten und
- ein stichwortartiges Kurz-Protokoll erstellen.
Das mag sich wie Common Sense lesen. Aber die Aspekte sind in der Praxis tatsächlich umzusetzen. Denn je straffer der Ablauf, desto effizienter ist das Meeting.
6. Sorgen Sie für Unterstützung vonseiten des PMO.
Das Prozessmanagement-Office sollte die laufende Arbeit in der Prozessorganisation unterstützen, vor allem beim Thema Controlling.
Fazit: Die digitale Transformation einer Organisation erfordert eine transparente Prozessorganisation und die Zusammenarbeit aller Beteiligten
Digitalisierung sollte man meiner Meinung nach als Metaprozess begreifen, der eine Organisation insgesamt transformiert. Je nach Organisation wird die Gestaltung eines solchen Prozesses anders ausfallen. Der Teufel steckt auch hier im Detail. Dennoch lassen sich Faktoren herausheben, die bei allen digitalen Transformationen einen Rolle spielen. Dazu zählen:
- eine transparente, durch das PMO unterstützte Prozessorganisation
- dezentrale Entscheidungsprozesse und effektive Arbeitsabläufe
- eine gut funktionierende Zusammenarbeit zwischen den Unternehmensfunktionen
- eine gegenläufige Umsetzung der Ist- und Soll-Prozesse, die die Beteiligten einbezieht
Auf diese Aspekte sollten Sie bei der Umsetzung Ihrer Digitalstrategie besonders achten.
