Sie wollen Ihr Wachstum kosteneffizient und flexibel unterstützen und sich von den Wettbewerbern abheben? Mein Rat ist, Vertrieb und Betrieb als Einheit zu betrachten und in einem ganzheitlichen Sales und Operations Planning (S&OP) aufeinander abzustimmen. Denn: Wie wirtschaftlich Sie produzieren und wie flexibel Sie sich organisieren, hängt von vielen Faktoren ab. Ein einheitlicher Planungsprozess (end-to-end), der alle Abteilungen mit einbezieht und Abläufe und Schnittstellen optimiert, ist daher unerlässlich.
S&OP für mehr Flexibilität
Ein weiterer Vorteil von S&OP ist die Flexibilisierung des Unternehmens. Die Pandemie und andere Ereignisse haben gezeigt, wie schnell sich Umfelder und Geschäftsanforderungen ändern. Unternehmen, die sich schnell und kosteneffizient auf neue Situationen einstellen können, sind da klar im Vorteil. Für die Einführung eines S&OP-Prozesses braucht es eine sorgfältige Planung und einen strukturierten Ansatz. Viel hängt davon ab, wie gut es gelingt, bei der Gestaltung des Prozesses die spezifischen Herausforderungen Ihres Unternehmens zu berücksichtigen.
Wenn ich Unternehmen bei der Einführung eines S&OP-Prozesses unterstütze, gehe ich deshalb folgendermaßen vor:
1. Verständnis für den S&OP-Prozess schaffen
Sales and Operations Planning (S&OP) ist ein integrierter Prozess, der Vertrieb, Betrieb, Finanzen und andere Funktionen eines Unternehmens umfasst. Dieser Prozess funktioniert, wenn das Top-Management, alle relevanten Abteilungen und die beteiligten Mitarbeitenden unternehmensweit zusammenarbeiten. Stellen Sie sicher, dass das Management und die in dem Prozess involvierten Unternehmensteile ein grundlegendes Verständnis für den Zweck und für die Vorteile des S&OP-Prozesses haben.
2. Eine Steuerungsgruppe zusammenstellen
Benennen Sie einen Projektleiter und stellen Sie eine S&OP-Steuerungsgruppe zusammen, die aus Vertretern relevanter Funktionen wie Vertrieb, Produktion, Beschaffung und Finanzen besteht. Diese Gruppe ist für die Gestaltung, Umsetzung und Überwachung verantwortlich.
3. Klare Ziele und Erwartungen festlegen
Definieren Sie die Ziele des S&OP-Prozesses, zum Beispiel
- die Verbesserung der Lieferleistung,
- die Reduzierung von Beständen,
- die Optimierung der Ressourcenauslastung und
- die Steigerung der Kundenzufriedenheiten.
Legen Sie die Kennzahlen fest, die abteilungsübergreifend definiert und abgestimmt sind und die Sie erreichen wollen. Kommunizieren Sie die Ziele und Kennzahlen an alle Beteiligten. Das fördert ein gemeinsames Verständnis des Prozesses und legt die Basis für dessen erfolgreiche Umsetzung im Unternehmen.
4. Daten und Systeme vorbereiten
Stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Daten und Systeme verfügen, um den S&OP-Prozess effektiv durchzuführen. Dazu zählen mindestens
- die Vertriebsdaten (Geschäftsprognosen, Forecast),
- die Produktionsplanung,
- die Produktionskapazitäten,
- die Bestände und
- die Finanzdaten.
5. Den S&OP-Prozess entwerfen und gestalten
Entwerfen Sie mit der Steuerungsgruppe einen S&OP-Prozess, der den spezifischen gegenwärtigen und vor allem künftigen Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht. Definieren Sie die einzelnen Prozessschritte mit den zugehörigen Zeitplänen und Verantwortlichkeiten – am besten im Rahmen von Workshops – und berücksichtigen Sie dabei
- Ihre Geschäftsmodelle,
- die Produktlebenszyklen,
- die Produktsegmente und
- andere relevante Faktoren.
6. Die beteiligten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen schulen
Schulen Sie die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die am S&OP-Prozess beteiligt sind, und stellen Sie sicher, dass sie fähig und bereit sind, ihre Rollen und Verantwortlichkeiten effektiv auszufüllen. Gegenstand der Schulungen können etwa die Kommunikationswege, die Nutzung von Tools, die Durchführung der Prozesse und vieles andere mehr sein.
7. Ein S&OP-Pilotprojekt umsetzen
Starten Sie den S&OP-Prozess zunächst als Pilotprojekt in einem begrenzten Bereich oder einer Geschäftseinheit. Bevor Sie den Prozess auf das gesamte Unternehmen ausdehnen, können Sie so
- potenzielle Herausforderungen identifizieren,
- die Prozesse optimieren und
- erforderliche Anpassungen vornehmen.
Führen Sie dieses Projekt zudem in eine Funktion über. Denn S&OP muss sich in der Unternehmenskultur als Funktion verankern, die auf einer Stufe mit Bereichen wie Finanzen, Betrieb und Vertrieb steht. Und Sie verbessern dadurch die Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen und das Verständnis füreinander.
8. Einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess implementieren
Der S&OP-Prozess funktioniert, wenn er sich ständig weiterentwickelt. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Analysen, Prognosen und Abläufe regelmäßig überprüft und bewertet werden, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren – und gegebenenfalls zu nutzen.
Fazit: Sales and Operations Planning (S&OP) ist ein Wettbewerbsvorteil
Durch die Einführung eines S&OP-Prozesses setzen Sie sich von Ihren Mitbewerbern ab, da Sie mit einer solchen End-to-End-Planung Ihre Strategien absichern:
- Sie erhöhen die Transparenz im Unternehmen. Das verbessert die interne und externe Kommunikation und öffnet ein Fenster in die Zukunft, sodass Sie schon heute auf die Kapazitäts- und Lagerengpässe von morgen proaktiv agieren können.
- Sie erhöhen Ihre Lieferbereitschaft, senken Lager- sowie Vernichtungskosten und optimieren Ressourcenkosten.
- Der S&OP-Prozess vereinfacht zudem die Entscheidungsfindung, da er das operative Geschäft mit der Vision und Mission Ihres Unternehmens verknüpft.
Denken Sie daran: „The S&OP winner takes it all!”
