Endlich im Projekt: Darauf kommt es an
Es ist so weit: Sie sind im Projekt! Endlich können Sie Ihr Wissen, Ihre Erfahrung und Ihre Kompetenzen einsetzen. Ihr Kunde freut sich auf Sie. Er wartet oft sogar sehnsüchtig. Denn es brennt – und Sie sind die Feuerwehr! Oder es tut weh – und Sie sind der Doktor. Diese oder ähnliche Bilder sollten Sie immer im Kopf haben. Diese Bilder bestimmen wichtige Erwartungen an Ihr Handeln.
Immer eine Agenda in der Tasche
Legen Sie sich einen Notfallplan zurecht, noch bevor sie den ersten Tag auf dem Projekt sind! Wo brennt es? Welche Symptome zeigt der Patient? Wo muss schnell gehandelt werden? Wo sind strukturelle Probleme, die mit Bedacht angegangen werden müssen? Was ist dringend? Was ist wichtig? Was ist dringend und wichtig? Wer sind die handelnden Personen?
Gleichen sie das Zielbild, das sie mit dem Kunden in der Anfragephase gemacht haben, immer wieder ab. Nicht gleich am ersten Tag. Aber nach einer Woche sollten Sie ein klareres Bild haben. Stimmt die erste Diagnose? Bleibt es bei den ursprünglichen Therapieoptionen? Oder haben sich wichtige Parameter geändert? Zumindest in den ersten Wochen sollten Sie täglich oder wöchentlich mit den Stakeholdern Rücksprache halten. Für die weitere Zukunft bleibt Feedback in längeren Abstanden – beispielsweise monatlich oder nach Meilensteinen - unverzichtbar.
Aus meiner langjährigen Projekterfahrung weiß ich, das Einsätze von Interim Managern aus den Fugen geraten, wenn die Erwartungen auseinanderdriften. Beugen Sie dem vor, indem Sie selbst das Korrektiv sind, das Kursänderungen vorschlägt und abstimmt. Erwarten sie nicht zu viele proaktive Interventionen durch den Kunden. Der meldet sich fast immer erst dann, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist. Und nicht immer wird Ihnen gefallen, was der Kunde wünscht. Mehr darüber hier: Über die Notwendigkeit von Tempo und Extrameilen
Ein kleiner Tipp: Listen, Listen, Listen
Manche Sprüche mag ich selbst kaum mehr hören. Aber „Wer schreibt, der bleibt“ gehört für mich nicht dazu. In den zahlreichen Projekten, in denen ich Interim Manager auf Mandaten begleitet habe, ist mir aufgefallen, dass sie ihre Intuition tendenziell überschätzen und die Komplexität der Projekte tendenziell unterschätzten. Treffen sie Maßnahmen, dass Ihnen das nicht passiert. Schreiben Sie, damit Sie bleiben.
Es ist – wie so oft – ganz trivial. Interim Manager oder Projektmanager treffen insbesondere in den ersten Tagen eine Vielzahl von Gesprächspartnern. Die haben Anliegen – und meist auch Mitarbeiter. Anliegen wie Mitarbeiter müssen Sie stets parat haben. Da kommen schnell 50 und mehr Namen und Themen zusammen. Viel zu viel, um sich alles zuverlässig zu merken. Deshalb: Schreiben Sie Listen. Halten Sie Namen, Themen, Ideen, Optionen und vieles mehr schriftlich fest. Später können Sie nachlesen, nachdenken, priorisieren und organisieren – ohne Wichtiges zu übersehen und einen guten ersten Eindruck zu beschädigen.
Versuchen Sie auch, Abläufe zu skizzieren. Das hilft Ihnen dabei, schneller herauszufinden wo Brüche sind oder Sie etwas schlichtweg noch nicht verstanden haben. Denken Sie immer daran: Als sie noch in einer Festanstellung fahren, hat man ihnen Wochen oder Monate gegeben, um sich an die Menschen, die Prozesse und die Kultur des Unternehmens zu gewöhnen. Als Interim- oder Projektmanager bekommen sie in der Regel nicht mehr als 10 Tage Zeit dafür!
Insofern möchte ich das eingangs verwendete Zitat „Wer schreibt der bleibt“ auf unsere moderne Arbeitskultur und Ihre spezielle Rolle als Interim und Projektmanager weiter entwickeln und behaupte: “Wer schneller schreibt, bleibt länger!“.
