Ihr ausgew├Ąhlter Projektbericht:

Umfassende HR Systeme auf Basis SAP HCM f├╝r einen Medienkonzern

SAP HCM Systemlandschaft | Machbarkeitsstudie | IT-Gesamtprojektleitung

217_20_Umfassende_HR-Systeme_Medienkonzern

Das Projekt in Stichworten:

  • Machbarkeitsstudie von Anforderungsmanagement bis Wirtschaftlichkeitsberechnung
  • Pflichtenheft mit Sollkonzeption und Aufbau HR Shared Service Center
  • SAP HCM, SAP Business Warehouse und Business Objects implementiert
  • Nahtloser ├ťbergang vom Integrations- in den Regelbetrieb
  • Einsparungen von 30 Prozent bei der Personalabrechnung

In einem international agierenden gro├čen Medienunternehmen war die IT-Landschaft f├╝r das Personalwesen ├╝ber Jahre immer heterogener geworden ÔÇô und dar├╝ber hinaus veraltet. Die Personal-Systemlandschaft bildete nur noch Personaladministration und Personalabrechnung ab. Die fehlende Integration der Kerngesch├Ąftsprozesse, die fehlende Internationalit├Ąt des Systems sowie die hohen Betriebs- und Wartungskosten erforderten, die System- und Prozesslandschaft des Personalbereichs zu modernisieren und zukunftsf├Ąhig aufzubereiten. Der heutige Interim Manager wurde als Gesamt-Projektleiter f├╝r dieses Projekt berufen.

Machbarkeitsstudie von Anforderungsmanagement bis Wirtschaftlichkeitsberechnung

F├╝r das Projekt setzte der Interim Manager eine umfassende Machbarkeitsstudie auf. Er evaluierte die notwendigen Prozesse und w├Ąhlte passende Software aus. Seine Vorlage f├╝r den Vorstand beinhaltete ferner Umsetzungsplanung, Wirtschaftlichkeitsberechnung und Projekt- und Betriebskostenplanung.

Nach der Pr├Ąsentation hat der Vorstand den Planungen des Projektleiters zugestimmt. Er erhielt dar├╝ber hinaus den Auftrag, ein internes Service Center f├╝r die Entgeltabrechnung f├╝r die deutschen Gesellschaften auf der Basis von SAP HCM einzuf├╝hren.

Pflichtenheft mit Sollkonzeption und Aufbau HR Shared Service Center

In der zweiten Phase erstellte der Bereichsleiter mit seinem Team ein Pflichtenheft mit einer detaillierten Sollkonzeption aller Prozesse sowie einem Projekt- und Terminplan. Parallel wurde das neue Service Center f├╝r die Entgeltabrechnung organisiert, aufgebaut und als Teilprojekt f├╝r die Einf├╝hrung der Abrechnung integriert.

SAP HCM, SAP Business Warehouse und Business Objects implementiert

In der folgenden Phase wurden alle Prozesse mit Systemerweiterungen, Modifikationen, Schnittstellen und Altdaten├╝bernahme in die neue IT-Systemlandschaft integriert. Zu den implementierten SAP HCM Komponenten z├Ąhlten unter anderem Payroll, Administration, Organisationsmanagement, Verg├╝tungsmanagement, elektronische Personalakte und Veranstaltungsmanagement sowie Employee und Manager Self Services. Zudem wurden SAP Business Warehouse und Business Objects f├╝r das Berichtswesen eingef├╝hrt. F├╝r Nachfolge-Management und eRecruiting wurde eine Software auf Basis von Lumesse angepasst.

Sowohl die Konfiguration als auch die Entwicklung erfolgen iterativ in aufeinander aufbauenden Zyklen. Parallel dazu wurden Dokumentationen sowie Schulungsunterlagen und das Betriebshandbuch erstellt.

Nahtloser ├ťbergang vom Integrations- in den Regelbetrieb

Nach einem folgreichen Integrationstest konnten die Prozesse erfolgreich freigegeben werden. Daraufhin wurde das Produktivsystem aufgebaut und an den Betriebspartner inkl. Betriebshandbuch ├╝bergeben. Nach erfolgreicher Funktionspr├╝fung und einem bestandenen. Stress-Test wurde die neue Systemlandschaft unter Produktionsbedingungen eingef├╝hrt. Nach Projektabschluss erfolgte ein nahtloser ├ťbergang in die Linienorganisation und den Regelbetrieb.

F├╝r einen Zeitraum von vier Wochen nach Produktivstart der jeweiligen Pakete war eine fachgerechte Unterst├╝tzung der Anwender durch geschulte Key-User und SAP-Berater gegeben.

Kosten f├╝r Entgeltabrechnung erheblich gesenkt

Das Projekt f├╝hrte unmittelbar zur Steigerung der Effizienz, der Qualit├Ąt und der Zufriedenheit der Mitarbeiter und des Managements. Die Kosten f├╝r die Entgeltabrechnung konnten sogar um 30 Prozent gesenkt werden.

Die neue Systemlandschaft und das Shared Service Center wurden von den Nutzern sehr gut angenommen. Dazu trug bei, dass der Projektleiter von Beginn umf├Ąnglich und transparent kommunizierte. Auf diese Weise waren Stakeholder, Arbeitnehmervertreter und Mitarbeiter ├╝ber den Projektfortschritt informiert und konnten sich angemessen auf alle Ver├Ąnderungen vorbereiten.

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Tanja Esmyol - Senior Consultant Deutsche Interim AG

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Stefan Gebel

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Christoph Domhardt

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Senior Consultant | Prokurist