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PROJEKTBERICHT

Reduzierung der IT-Kosten bei einer europäischen Bank

Request for Proposal | Demand Management | IT-Liefermodell

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Das Projekt in Stichworten:

  • IT-Verträge entsprachen in vielen Fällen nicht mehr dem tatsächlichen Bedarf
  • Mit realistischen Marktpreisen Druck auf die bestehenden Dienstleister aufgebaut
  • Modernisierungsfahrplan für die kostenintensiven Mainframe-Anwendungen entwickelt
  • Kurzfristig wirksame Einsparungen von mehr als 20 Prozent realisiert

Eine europäische Bank hatte nach der Integration mehrerer Gesellschaften nicht die erhofften Kosteneinsparungen erzielt. Besonders in der IT wuchsen Kosten und Integrationsaufwand. Auf Druck des Regulierers formulierte das Management ein drastisches Kosteneinsparziel für die IT in Höhe von insgesamt 30 Prozent. Diese Einsparungen sollten innerhalb eines Jahres erreicht werden. Gleichzeitig war sicherzustellen, dass die hohe Verfügbarkeit der IT-Systeme nicht gefährdet wird. Der Interim Manager und Experte für IT-Kostenreduzierung wurde engagiert, um insbesondere die hohen externen IT-Kosten zu senken und entsprechende Dienstleistungsverträge neu zu verhandeln.

IT-Verträge entsprachen in vielen Fällen nicht mehr dem tatsächlichen Bedarf

Der Interim Manager setzte ein Projekt auf, in dem er die IT-Kostenpositionen – insbesondere externe Kosten – auf kurzfristige Kosteneinsparpotenzial untersuchte. Im Fokus standen beispielsweise der gesamte IT-Server-Betrieb inklusive Mainframe, AIX-Systeme und Solaris, sowie Windows und Linux. Betroffene Dienstleister waren große internationale Anbieter wie IBM, HP und Accenture. Die bestehenden IT-Verträge besaßen teils lange vertraglich vereinbarte Restlaufzeiten. Er stellte fest, dass einige Bedarfe sich aber signifikant geändert hatten. In vielen Fällen entsprachen sie nicht mehr dem tatsächlichen Bedarf. Teilweise wurden feste Budgets nicht ausgeschöpft, an anderer Stelle wurden hohe flexible Zusatzleistungen eingekauft, die preislich nicht ausreichend verhandelt waren.

Mit realistischen Marktpreisen Druck auf die bestehenden Dienstleister aufgebaut

Um die Nachverhandlung der Verträge zu unterstützen, setze der Interim Manager ein Team für die Erstellung eines Requests for Proposal (RfP) auf und platzierte diesen am Markt, um realistische Marktpreise einzuholen. Für den RfP nutzte er erprobte Vorlagen. So konnte der RfP in wenigen Wochen erstellt und mit allen Beteiligten in IT und Einkauf abgestimmt werden. Bereits 8 Wochen nach Projektstart lagen konkrete Gegenangebote vor. Die neue kompetitive Situation brachte Transparenz in die erzielbaren Preise. Auf Basis dieser Angebote konnte der Interim Manager mit den aktuellen Dienstleistern sehr zielführend verhandeln.

Modernisierungsfahrplan für die kostenintensiven Mainframe-Anwendungen entwickelt

Parallel erarbeitete der Interim Manager in Zusammenarbeit mit dem IT-Team des Auftraggebers einen Modernisierungsfahrplan für die kostenintensiven Mainframe-Anwendungen wie das Kernbankensystem. Für mehrere Systemkomponenten gestaltete er den Umstieg auf Standard-Systeme oder Cloudanwendungen.

Zusätzlich optimierte der Interim Manager das IT-Liefermodell und berücksichtigte verstärkt Cloudlösungen für neue Anforderungen. Interne Anfragen können nunmehr schneller und kostengünstiger umgesetzt werden können, bspw. über eine private Cloud. In der Entwicklung wird zukünftig ein Container-basiertes Entwicklungsmodell genutzt, das unabhängig von Dienstleistern oder bestimmter Hardware ist.

Demand Management verbessert Ausnutzung der Leistungskontingente

Der Interim Manager setze zudem Strukturen auf, um die interne Nachfrage von IT-Leitungen wie Serverkapazitäten besser zu steuern. Dadurch werden die nachgefragten Kapazitäten besser mit den vertraglich vereinbarten Kontingenten abgestimmt und bei Zuwächsen kann kostenoptimal verfahren werden. Die neuen Prozesse wurden zudem gut mit der bestehenden Organisation verzahnt, um den Übergang in einen dauerhaften Regelbetrieb sicherzustellen. Auf Initiative des Interim Managers entstand ein Planungs- und Priorisierungsgremium, in dem auch die Fachabteilungen mitwirken.

Kurzfristig wirksame Einsparungen von mehr als 20 Prozent realisiert

Die Verhandlungen erbrachten kurzfristig Einsparungen von mehr als 20 Prozent pro Jahr über alle betrachteten externen IT-Leistungen. Bereits im Jahr des Projektstarts konnten signifikante budgetwirksame Einsparungen erzielt werden. Mittelfristig wurden Einsparungen von mehr als 30 Prozent erzielt.

Um den Projekterfolg abzusichern, fixierte der Interim Manager die Unterstützung der Dienstleister hinsichtlich der Projektumsetzung vertraglich. Win-win-Konstellationen stellen sicher, dass auch die Dienstleister einen Anreiz für weitere Kostenreduktionen haben.

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Tanja Esmyol - Senior Consultant Deutsche Interim AG

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Stefan Gebel

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Christoph Domhardt

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Senior Consultant | Prokurist