Der IT- und ERP-Experte wurde in diesem Mandat damit beauftragt, als Interim-CIO die Modernisierung der IT-Systeme und Prozesse in einem Versicherungsunternehmen zu leiten. Das international tätige Unternehmen hatte seine IT-Landschaft in den 1990er Jahren aufgebaut. Kurz nach dem Jahrtausendwechsel waren die Systeme aktualisiert worden. Seitdem waren die IT-Teams vorwiegend damit beschäftigt, die Systeme am Laufen zu halten.
Ist-Situation: Desolate IT-Landschaft – kein Verständnis für Prozesse und Anforderungen
Bei Mandatsbeginn fand der Interim Manager eine desolate IT-Landschaft vor. Beispielsweise lief das selbst schon veraltete Enterprise-Resource-Planning-System (ERP-System) auf einer zahlungspflichtigen Server-Landschaft mit abgelaufener Leasing- und Garantie-Laufzeit. Die IT-Abteilung war ohne Führungskraft. Das kleine Software-Entwicklungsteam war überfordert - ohne gezielte Projektplanung, Vision oder Endziel. Zudem fehlte den IT- und Software-Teams das Verständnis für die Rahmenbedingungen und Bedürfnisse der Fachabteilungen.
Darüber hinaus gab es kaum geordnete Kommunikation zwischen den internen Abteilungen. Die Arbeitsprozesse waren seit Langem nicht modernisiert worden. Obwohl digitale Email-Kommunikation und ERP-Verwaltung zum Alltag gehörten, fanden 95 Prozent der Abläufe, auch im Kundenverkehr, auf Bergen von Papier und in manuellen Prozessen statt.
Sofortmaßnahmen zur Bewältigung der dringendsten Herausforderungen ergriffen
Zur Bestandsaufnahme führte der Interim Manager Team- und Einzelgespräche mit dem IT-Team, um IT-Arbeitsprozesse, IT-Datenschutz & -Sicherungssysteme sowie ERP-Lösungen zu überprüfen. In weiteren Runden mit sämtlichen Führungskräften und ausgewählten Sachbearbeitern ermittelte er den Bedarf der Fachbereiche. Indem er an Projekt- und Teambesprechungen teilnahm, machte er sich gleichzeitig ein Bild von der Teamarbeit und der Unternehmenskultur.
Um die unaufschiebbaren Probleme zumindest kurzfristig zu beheben, führte der Interim Manager mit den IT-Lieferanten Beschwerdegespräche, um die dringlichste Schwachstellen wie schwache und unzuverlässige Datenleitungen sofort im Ordnung bringen zu lassen. Zudem ließ er Testabläufe der Back-up-Systeme ausführen. Mit besonderem Engagement leitete er ferner den Einkaufsprozess für die längst überfällige neue Serverlandschaft ein.
Zweigleisiges Konzept für die nachhaltige Modernisierung erstellt
Nach Abstimmung mit der Geschäftsleitung entwickelte der Interim Manager eine zweigleisige Strategie für die Modernisierung der IT-Landschaft. Dieses Konzept beinhaltete eine 6-Monats- und 3-Jahres-Roadmaps inklusive Budgetierungsplanung & ROI.
Nur 6 Monate nach Mandatsbeginn war die bisherige IT-Serverlandschaft durch eine neue Serverlandschaft inklusive Redundant-System ohne höhere Leasingkosten ersetzt.
Für die Modernisierung des ERP-Systems initiierte der Interim Manager nach sorgfältiger Make-or-buy-Analyse ein Partnerschaftsprojekt mit dem bisherigen Anbieter. Dadurch ist die digitale, automatisierte und robotisierte Modernisierung der ERP-Lösung zukunftsfest sichergestellt. Lösungen werden in enger Zusammenarbeit mit dem Versicherungsunternehmen erarbeitet, der Hersteller bleibt aber weiterhin in seiner Pflicht als Lieferant. Demnach modernisiert der Hersteller sein Produkt auf eigene Kosten. Das Versicherungsunternehmen erhält auf diese Weise innerhalb von 2 Jahren eine voll zukunftsträchtige ERP-Lösung, ohne das eigene IT-Team oder Investitionen erhöhen zu müssen.
Erfolge in Struktur und Arbeitsweise der modernisierten IT-Abteilung
Im weiteren Verlauf setzte der Interim Manager Integrationsprojekte mit branchenspezifischen Lösungen für spezialisierte Versicherungs- & Massenprodukte für die optimierte Digitalisierung und Automatisierung um.
Begleitend trainierte er ausgewählte IT-Mitarbeiter on-the-Job, um sie für die Führung der IT-Abteilung oder von IT-Projekten zu qualifizieren. Außerdem führte er eine abteilungsübergreifende agile Projektkultur mit offenen Ist-Soll- und Bedarfsgesprächen ein.
Neue IT-Landschaft und Prozesse motivieren Mitarbeiter auf allen Ebenen
Die modernisierte IT-Landschaft, das veränderte Kommunikationsverhalten, Führung und agile Projektkultur bewirkten einen deutlichen Stimmungsumschwung. Die Mitarbeiter und das mittlere Management fühlten sich endlich gehört. Sie entwickelten schnell eine positive Einstellung zur Mitarbeit in den Projekten. Insbesondere im IT-Team war die Freude über das Ende der unhaltbaren Zustände groß. Mit entsprechender Motivation arbeiten die Teams weiter an der Optimierung der Prozesse.
