PROJEKTBERICHT

Ausschreibung und Migration des Core-Netzes bei einem Telekom-Provider

IT-Großprojekt | Agiles Lieferkonzept | RACI-Matrix | Corona

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Das Projekt in Stichworten:

  • Ausschreibung: Einheitliche Basis f√ľr die Angebotslegung geschaffen
  • Minimal-Paket f√ľr den Zeitpunkt der Migration definiert und vereinbart¬†¬†
  • Cloud-L√∂sung offenbart sich als wirtschaftlich und technisch ungeeignet
  • Agiles Lieferkonzept und h√∂herer Personaleinsatz beschleunigen Migration
  • Projekt trotz coronabedingter Einschr√§nkungen vorzeitig umgesetzt

Ein renommierter √∂sterreichischer Telekom-Provider plante, das bestehende Core-Netz auf eine cloudbasierte L√∂sung umzustellen. Im Zuge der Implementierung sollte die Serverlandschaft auf 2 der ehemals 5 Standorte konzentriert werden. Das Unternehmen beauftragte den Interim Manager mit der Ausschreibung des IT-Gro√üprojekts und mit der Leitung eines 20-k√∂pfigen Teams f√ľr die Migration.

Zu den Herausforderungen des Projekts z√§hlte der enge Zeitplan. F√ľr das bestehende System war bereits ein Schlusstermin (End-of-Life Termin) festgelegt. Die √ľber diesen Termin hinausgehende Wartung war nicht sichergestellt ‚Äď und auch das nur zu sehr hohen Kosten. Zudem hatte das Unternehmen bereits ein Jahr lang mit dem bestehenden Lieferanten verhandelt, ohne dass es zu einer L√∂sung gekommen w√§re. Daher galt es, die vom Unternehmen geplante Durchlaufzeit des gesamten Projekts zu optimieren, um den geplanten Fertigstellungstermin einzuhalten.

Ausschreibung: Einheitliche Basis f√ľr die Angebotslegung geschaffen

Aus Basis der bereits bekannten Anforderungen erstellte der Interim Manager eine Ausschreibung mit s√§mtlichen technischen und kommerziellen Anforderungen. Es wurden f√ľnf Bieter aus dem Partner-Portfolio des Unternehmens eingeladen, ein Angebot zu erstellen. Die drei Besten sollten in ein engeres Verhandlungsverfahren kommen.

Um Verz√∂gerungen im Projektverlauf zu vermeiden, legt der Interim Manager gro√üen Wert darauf, Risiken fr√ľh zu identifizieren. Er sorgte daf√ľr, dass f√ľr alle Bieter eine einheitliche Basis f√ľr die Angebotslegung geschaffen wurde. Er beschrieb die Professional Services zur Ausf√ľhrung detailliert und definierte sie in einer eindeutigen RACI-Matrix. Zus√§tzlich hatten die Bieter die M√∂glichkeit, zus√§tzliche Angebote mit Optimierungsvorschl√§gen abzugeben. Zudem nahm der Interim Manager Klauseln zur Sicherstellung der Lieferqualit√§t in den Ausschreibungsvertrag auf.

Minimal-Paket f√ľr den Zeitpunkt der Migration definiert und vereinbart¬†¬†

In den bestehenden Rahmenverträgen war der Projektabwicklungsprozess als Wasserfallmodell definiert. Der Interim Manager arbeitete Optimierungen wie die Zusammenlegung von Lieferpaketen und ein engmaschiges Netz von Zwischenmeilensteinen in den Projektplan ein. Dennoch blieb das Projekt mit Blick auf die Inbetriebnahme auf einem kritischen Pfad.

Um den Zeitplan f√ľr Migration zu sichern, erarbeitete der Interim Manager mit den relevanten Stakeholdern ein minimales Anforderungspaket f√ľr die Funktionalit√§ten, die zum Zeitpunkt der Migration ben√∂tigt wurden. ¬†¬†

Cloud-Lösung offenbart sich als wirtschaftlich und technisch ungeeignet

In den Verhandlungsrunden mit den Bietern stellte sich heraus, dass die urspr√ľnglich angestrebte Cloud-L√∂sung weder technisch noch wirtschaftlich sinnvoll war. Daher beauftragte das Unternehmen schlie√ülich eine Bare Metal L√∂sung. Die Antwort auf die Frage nach einer Cloud-L√∂sung wurde auf die Zeit nach Ablauf des Neusystems vertagt. Das war sinnvoll, da f√ľr das Neusystem als Silo-L√∂sung ohnehin nur eine maximale Betriebsdauer von 7 Jahren vorgesehen war.

In den Preisverhandlungen konnte der Interim Manager eine Reduktion von 50 Prozent im Vergleich zu den Erstangeboten erzielen. Gleichzeitig setzte er durch, dass die Wartung des Altsystems √ľber den End-of-Life Termin hinaus kostenfrei gew√§hrleistet w√ľrde, falls der Anbieter f√ľr Verz√∂gerungen beim Neuprojekt verantwortlich w√ľrde.

Agiles Lieferkonzept und höherer Personaleinsatz beschleunigen Migration

Nach der offiziellen Entscheidung f√ľr einen Lieferanten startete der Interim Manager das Projekt, obwohl noch nicht alle Vertr√§ge unterschrieben waren und die Bestellung ausst√§ndig war.

Schon fr√ľh stelle sich heraus, dass der Lieferant Know-how-Probleme hatte, um das notwendige Design zu starten. Zus√§tzlich gab es technische Lieferprobleme, um die notwendige Referenz-Teststellung im Labor des Kunden zu realisieren.

Der Interim Manager l√∂ste dieses Problem, indem er mit dem Projektleiter des Lieferanten ein agiles Lieferkonzept f√ľr Design, Software, Abnahme und Inbetriebnahme des Referenz-Testnetzes und des Wirknetzes vor dem Pilotbetrieb erarbeitete. So konnten Lieferungen mit Know-how-Tr√§gern des Auftraggebers und des Lieferanten z√ľgig realisiert, implementiert, zur Abnahme und f√ľr den Pilotbetrieb bereitgestellt werden. Regelm√§√üige Meetings stellten sicher, dass die Kommunikation zwischen allen Beteiligten fl√ľssig und zielgerichtet war.

Projekt trotz coronabedingter Einschränkungen vorzeitig umgesetzt

Um einen effizienten Roll-out zu gew√§hrleisten, veranlasste der Interim Manager, dass die Ressourcen beim Auftraggeber und beim Lieferanten aufgestockt wurden. Im Ergebnis konnte der Migrationszeitraum von geplanten 12 auf 9 Monate verk√ľrzt werden.

Eine zus√§tzliche Herausforderung war zu Beginn des Projektes nicht planbar: die Corona-Pandemie. Einerseits erschwerten pandemiebedingte Einschr√§nkungen die Zusammenarbeit, beispielsweise bei Prozessen, die Anwesenheit erforderten. Zudem wurde die Infrastruktur des Telekomanbieters zu Pandemiezeiten noch intensiver genutzt als sonst. Das erh√∂hte einerseits die Anforderungen an die Wartung des Altsystems ‚Äď und erh√∂hte den Druck f√ľr die erfolgreiche Einf√ľhrung des Neusystems.

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Tanja Esmyol - Senior Consultant Deutsche Interim AG

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Senior Consultant | Prokurist

Stefan Gebel

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