Neuausrichtung der Einkaufsorganisation bei einem Pharma-Unternehmen

Procurement Operations | Source-to-Pay | Digitalisierung

Ein Symbolbild f├╝r die Einkaufsorganisation im Pharma-Unternehmen.

Das Projekt in Stichworten:

  • Warenversorgung in der Umstellungsphase sichergestellt
  • Umsetzung und Adaption des globalen Konzepts auf die Bed├╝rfnisse des Standorts
  • Klare Struktur f├╝r Procurement Operations aufgebaut und Bereich ├╝bergeben
  • Leistungsf├Ąhiges Einkaufsteam aufgebaut
  • Digitale Einkaufsanwendungen in SAP S/4 HANA und Ariba Bestellsystem implementiert

Ein internationales Pharma-Unternehmen war dabei, die Einkaufsbereiche global neu aufzustellen. Der bisherige Einkaufsleiter in Deutschland hatte das Unternehmen verlassen. Die Einkaufsmitarbeiter waren seit einiger Zeit ÔÇ×f├╝hrungslosÔÇť und durch die bevorstehenden ├änderungen extrem verunsichert. Zus├Ątzlich war ein Implementierungsprojekt f├╝r SAP S/4 HANA, Ariba Bestellwesen und Ariba Lieferanten-Netzwerk gestartet.

Die Interim Managerin wurde als ÔÇ×Head of Procurement OperationsÔÇť beauftragt, die Transformation des Einkaufs in Deutschland umzusetzen. Die Schwerpunkte der Neuausrichtung in der Einkaufsorganisation waren:

  • Split der lokalen Einkaufsabteilung und Etablierung des Bereiches ÔÇ×Procurement OperationsÔÇť
  • Zentralisierung und Digitalisierung des Prozesses ÔÇ×Source-to-PayÔÇť f├╝r alle deutschen Standorte

Durch die gro├če Verunsicherung der Mitarbeiter war es wichtig, zun├Ąchst Vertrauen aufzubauen. Kommunikation, Offenheit und Klarheit der Interim Managerin haben schnell eine Atmosph├Ąre vertrauensvoller, offener Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern geschaffen.

Warenversorgung in der Umstellungsphase sichergestellt

F├╝r die bevorstehende Systemimplementierung analysierte die Interim Managerin gemeinsam mit dem Projektteam und Fachexperten der Abteilung, welche Ma├čnahmen f├╝r die Termineinhaltung notwendig sind, um L├╝cken schnellstm├Âglich zu schlie├čen und die Warenversorgung auch in der Umstellungsphase sicherzustellen. Es waren sowohl personelle Ma├čnahmen wie eine Anpassung bestehender Prozesse notwendig.

Dashboards und Key User Konzept auf Bed├╝rfnisse abgestimmt

Die globalen Vorgaben wurden auf die lokale Organisation adaptiert. Bei einigen Prozessen war es notwendig, eigenst├Ąndige Konzepte zu erarbeiten und umzusetzen. Dies galt beispielsweise f├╝r die Einf├╝hrung von Dashboards und ein Key User Konzept. Gleichzeitig wurden die Bestellprozesse f├╝r den Produktionsstandort und die Niederlassungen ausgerollt.

F├╝r die zukunftsfeste Ausrichtung wurde auf Basis der vorhersehbaren Aufgaben ein neuer Personalplan erstellt. Dieser wurde nach Budget-Genehmigung und Freigabe durch den Betriebsrat umgesetzt.

Klare Struktur f├╝r Procurement Operations aufgebaut und Bereich ├╝bergeben

Die Einkaufsabteilung des Pharma-Unternehmens ist nach der Neuausrichtung in zwei Bereiche aufgeteilt. Der Bereich Procurement Operations ist mit einer klaren Struktur aufgebaut. Der Bereich konnte mittlerweile an einen neuen ÔÇ×Head of Procurement OperationsÔÇť in Festanstellung ├╝bergeben werden.

Leistungsf├Ąhiges Einkaufsteam aufgebaut

Aufgrund zus├Ątzlicher Aufgaben, die in den Bereich integriert wurden, wurde zus├Ątzliches Personal rekrutiert und eingearbeitet. Es existiert ein funktionierendes, leistungsf├Ąhiges Einkaufsteam.

Es gibt kein Maverick Buying mehr. Die Anwender werden von Fachexperten im Einkauf zielgerichtet betreut. Der Service Level wurde erheblich verbessert. Die Bearbeitungszeit f├╝r Bedarfsanforderungen ist von anfangs 5 Tagen auf 2 Tage reduziert.

Digitale Einkaufsanwendungen in SAP S/4 HANA und Ariba Bestellsystem implementiert

Die Einkaufsanwendungen in SAP S/4 HANA sowie das Ariba Bestellsystem sind implementiert. Die Hauptlieferanten sind an das Netzwerk angeschlossen. Dadurch ist ein digitaler Datenaustausch gew├Ąhrleistet. Die Anbindung weiterer Lieferanten ist in Vorbereitung.

Kommentar des Gesch├Ąftsf├╝hrers zu Engagement und Ergebnissen der Interim Managerin: ÔÇ×It was a pleasure to work with you and I appreciate your professionalism and knowledge.ÔÇŁ

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Tanja Esmyol - Senior Consultant Deutsche Interim AG

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Stefan Gebel

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