Aufbau und Interim Leitung des Bereichs HR Employment Services

Schnittstellenmanagement | Internationale Matrixorganisation | Service Level Katalog

Das Projekt in Stichworten:

  • Ablauf- und Aufbauorganisation des Employment Services entwickelt und eingef√ľhrt
  • Ausrichtung auf globalen HR-Prozesse und das Schnittstellen¬≠management sichergestellt
  • Eigenst√§ndiges Arbeiten im Team und Engagement durch transformative F√ľhrung gef√∂rdert
  • Re-Freezing: das erreichte Niveau sichern und weitere Prozessoptimierungen ansto√üen
  • Schnittstellenfunktion in der komplexen internationalen Matrixorganisation √ľbernommen
  • Bereich Employment Services l√§uft stabil ‚Äď Folgemandat erhalten

Die Interim Managerin wurde von einer HR-Transformation hin zum HR-Business-Partner-Modell beauf¬≠tragt, in einem internationalen Beratungsunternehmen den Bereich Employment Services f√ľr die D-A-CH-Region (Deutschland-√Ėsterreich-Schweiz) aufzu¬≠bauen und interimsweise zu leiten. Der Auftraggeber besch√§ftigt in D-A-CH ca. 10.000 Mitarbeitende, die von einem ca. 100-k√∂pfigem HR-Team betreut werden. Das Team f√ľr Employment Services besteht nach Beendigung der Transformation aus ca. 20 Mitgliedern.

Ablauf- und Aufbauorganisation des Employment Services entwickelt und eingef√ľhrt

Zu Beginn der Unfreeze-Phase entwickelte die Interim Managerin zun√§chst die konzeptionellen √úberlegungen zur k√ľnftigen Ablauf- und Aufbauorganisation des geplanten Employment Services ¬†sowie die Schnittstellen zu den √ľbrigen HR Services Teams, dem HR Business Partnering sowie den Centers of Expertise. Im Bereich der Ablauforganisation umfassten ihre T√§tigkeiten unter anderem den Review der definierten Soll-Prozesse sowie die Vorbereitung der √úberf√ľhrung der T√§tigkeiten aus den Ist-Abl√§ufen zum Stichtag des ge¬≠planten Go-live. Dazu geh√∂rten auch die Implementierung neuer Tools und Plattformen wie ein Ticketsystem, ein First- und Second-Level-Support und eine Sharepoint-Applikation. Zudem konzipierte und implementierte die Interim Managerin eine effiziente Qualit√§tssicherung und Erfolgs¬≠kontrolle der Employment Services.

Zur Neugestaltung der Aufbau­organisation definierte die Interim Managerin innerhalb eines bestehenden Competency Frameworks neue Jobprofile und begleitete die Stellenbesetzungen. Zum Ende der ersten Phase konzipierte und leitete sie fachlich-methodische Trainings der neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Ausrichtung auf globalen HR-Prozesse und das Schnittstellen­management sichergestellt

P√ľnktlich zum geplanten Go-Live-Datum startete die operative Phase im Team Employment Services. Die Interim Managerin begleitete das Team intensiv und unterst√ľtzte dabei, im Rahmen der Transformation auftretende Probleme zu l√∂sen sowie Fehlerursachen zu finden und zu beseitigen. Ziel dieser Phase war eine reibungslose Abwicklung der gesamten administrativen T√§tigkeiten: von der Vertragserstellung √ľber das Onboarding und die operative Mitarbeiterbetreuung bis hin zu den verschiedenen Austrittsformen und der Zeugnis¬≠erstellung.

In der Transformationsphase zeichnete die Interim Managerin f√ľr die Ausrichtung des Projektes auf die globalen HR-Prozesse und das Schnittstellen¬≠management mit den Offshore Shared Services in Polen und Indien verantwortlich. Dabei standen die Ausrichtung des Projektes auf die globalen HR-Prozesse und das Schnittstellen¬≠management im Fokus.

Eigenst√§ndiges Arbeiten im Team und Engagement durch transformative F√ľhrung gef√∂rdert

In dieser Phase ist es der Interim Managerin gelungen, durch einen transformativen F√ľhrungsansatz eigenst√§ndiges Arbeiten im Team zu f√∂rdern und ein hohes Engagement hinsichtlich der F√∂rderung von Innovationen sowie der Qualit√§tssicherung und Kundenzufriedenheit zu erzielen. Dabei etablierte sie eine positive Fehlerkultur und machte den Teammitgliedern die Bedeutung ihrer T√§tigkeiten f√ľr den Unternehmenserfolg erlebbar. Der √úbergang in die dritte Phase des Projekts, das Re-Freezing, erfolgte flie√üend, jeweils gesteuert durch prozessspezifische Readiness-Checks.

Re-Freezing: das erreichte Niveau sichern und weitere Prozessoptimierungen anstoßen

Aufgrund der Vielzahl der Haupt- und Unterprozesse und deren Aktivit√§ten erfolgte das Re-Freezing je nach Maturity, die jeweils durch einen Readiness Check festgestellt wurde. Bei erfolgreichem Abschluss eines Teilprojektes verantwortete die Interim Managerin die Prozessdokumentation und definierte √úberpr√ľfungsroutinen sowie Kennzahlen. Zum Abschluss der Refreezing-Phase leitete sie die Konzeption eines Service Level Katalogs und pr√§sentierte diesen der Gesch√§fts¬≠f√ľhrung.

Die Messgr√∂√üen des Katalogs wurden bereits in dieser Phase durch weitere Verbesserungen, wie z. B. durch die Implementierung eines digitalen Dokumenten-Workflows sowie eines teilautomatischen Zeugnis¬≠erstellungs¬≠¬≠verfahrens, weiter optimiert. In diese Phase fiel auch die Einarbeitung eines festen Teamleiters. Die Interim Managerin stellte sicher, dass Know-how-Verluste vermieden, die Optimierungspl√§ne l√ľckenlos fortgesetzt und der Nachfolger in das firmenin- und externe projektspezifische Netzwerk der Interim Managerin eingebunden wurden.

Schnittstellenfunktion in der komplexen internationalen Matrixorganisation √ľbernommen

Insgesamt hat sich dieses Projekt √ľber 18 Monate erstreckt. Die Interim Managerin hat in dieser Zeit eine wichtige Schnittstellenfunktion in der neuen HR-Organisation √ľbernommen und das Sub-Team Employment Services in den nationalen und internationalen Management-Gremien vertreten. Herausforderungen lagen vor allem in der Komplexit√§t der internationalen Matrixorganisation sowie in der Schaffung einheitlicher Standards bei gleichzeitiger Sicherung von hoher Kundenorientierung und flexibler Probleml√∂sungsverfahren.

Da die Transformation einschneidende Ver√§nderungen mit sich gebracht hat, lag bereits in der Unfreezing-Phase ein starker Fokus auf den Umgang mit Widerst√§nden. In der Transformation-Phase war eine der Heraus¬≠forderungen, die teilweise als eint√∂nig empfundenen T√§tigkeiten attraktiver zu machen und damit die Motivation und das Engagement in Team zu sichern. Dazu nutzte die Interim Managerin verschiedene Methoden der Arbeitsorganisation wie Job-Rotation, Job-Shadowing und Lern-Tandems. Die Digitalisierungsprojekte wurden zur Personalentwicklung und Steigerung des Team-Engagements genutzt, indem die Teammitglieder die M√∂glichkeit erhielten, selbstst√§ndig an Teilaufgaben zu arbeiten und ihre Erfahrungen in neue Kontexte zu √ľbertragen.

Bereich Employment Services l√§uft stabil ‚Äď Folgemandat erhalten

Zum Ende des Interim-Einsatzes war der Bereich Employment Services stabil in der internationalen HR-Landschaft des Unternehmens verankert. Das Team liefert regelmäßig Input zu globalen HR-Projekten wie der Implementierung eines Austrittsinterviewprozesses oder eines globalen digitalen Dokumenten-Workflows. Die Zufriedenheit des Auftraggebers äußert sich in der direkten Vergabe eines neuen Mandates im Bereich HR Enablement.

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    Christoph Domhardt

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    Senior Consultant | Prokurist

    Tanja Esmyol - Senior Consultant Deutsche Interim AG

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    Stefan Gebel

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