PROJEKTBERICHT

Einf├╝hrung eines neuen General Ledgers in internationalem Konzern

Unit4 | Rechnungslegung | Transparenz

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Das Projekt in Stichworten:

  • Rechtskonforme Umstellung von DATEV auf Unit4 gew├Ąhrleisten
  • Neues General Ledger befriedigt Informationsbed├╝rfnisse aller Stakeholder
  • General Ledger Software geht termingerecht erfolgreich live
  • Proaktive Kommunikation tr├Ągt wesentlich zum Projekterfolg bei

In diesem Mandat übernahm der Interim Manager die Aufgabe, als Projektleiter eine konzernweite Buchhaltungssoftware (Unit4) für die deutschsprachigen Gesellschaften des Auftraggebers in der DACH-Region einzuführen. Der britische Versicherungskonzern hatte zu diesem Zeitpunkt 3.800 Mitarbeiter und setzte 550 Mio. £ um. Die neue General Ledger Software wurde von der Konzernmutter angeschafft und sollte nach und nach in allen Gesellschaften weltweit implementiert werden. Für diese Arbeit wurde bei einem Tochterunternehmen eine Fachkraft als direkter Mitarbeiter des Interim-Managers eingestellt. Zudem führte der Interim Manager 4 Mitarbeiter aus dem Finanz- und Verwaltungsbereich der deutschen Niederlassung fachlich.

Rechtskonforme Umstellung von DATEV auf Unit4 gew├Ąhrleisten

Die Hauptaufgabe bestand darin, die Software an lokale und konzernweite Standards der englischen Muttergesellschaft anzupassen. Dazu geh├Ârte unter anderem:

  • Unterschiedliche Rechnungslegungsvorschriften und -philosophien vereinen
  • Arbeitsmethoden der britischen Mutter und der deutschen Tochter zusammenf├╝hren
  • Umstellung des General Ledger Systems von DATEV auf Unit4 gew├Ąhrleisten

Die deutschen Gesellschaften hatten keinerlei Projekterfahrung in diesem Bereich. Hier galt es, starke Vorbehalte ÔÇô insbesondere zu Leistungsf├Ąhigkeit und Ausgestaltung des Softwaresystems - abzubauen und Akzeptanz zu erreichen. Ferner waren wegen der komplizierten Strukturen deutsche Vorsysteme mit der neuen Software Unit4 abzustimmen und Schnittstellen zu schaffen.

Neues General Ledger befriedigt Informationsbed├╝rfnisse aller Stakeholder

Mit seiner umfassenden Expertise im handels- und steuerrechtlichen Bereich trug der Interim Manager erheblich dazu bei, dass die Erfordernisse der deutschen Rechnungslegung erfolgreich eingef├╝hrt werden konnten. Damit sind die Informationsbed├╝rfnisse der Muttergesellschaft, der Gesellschafter und potenzieller Investoren erf├╝llt. Gleichzeitig wird den Transparenzbed├╝rfnissen der deutschen Steuer- und Rechnungslegungsgesetze gen├╝ge getan.

Der Interim Manager ├╝bernahm es auch, die Einf├╝hrung und Umsetzung des neuen General Ledgers mit dem Steuerberater der DACH-Gesellschaften und den deutschen Finanz├Ąmtern abzustimmen. Zudem f├╝hrte er neue Prozesse in der Buchhaltung ein. Die Personalplanung richtete er so aus, dass wichtige Rollen mindestens doppelt besetzt sind, damit Aufgaben bei Urlaub oder Krankheit nicht unerledigt liegen bleiben.

Proaktive Kommunikation tr├Ągt wesentlich zum Projekterfolg bei

Da das britische Zentralteam zeitgleich mit dem Rollout in Asien und Amerika stark ausgelastet war, stand das zentrale Entwicklungsteam nicht immer zur Verf├╝gung. Dadurch verz├Âgerten sich Freigaben und Rollendefinitionen mitunter. Der Interim Manager konnte diesen Nachteil durch intensive proaktive Kommunikation ausgleichen. Dazu geh├Ârten nahezu t├Ągliche Videokonferenzen sowie zahlreiche Reisen zwischen London und K├Âln. Gleichzeitig setzte er seine kommunikativen F├Ąhigkeiten mit gro├čem Erfolg dazu ein, die Mitarbeiter der DACH-Gesellschaften zu integrieren, zu motivieren und fachlich aufzubauen.

General Ledger Software geht termingerecht erfolgreich live

Zum Ende des Interim Mandats waren die Herausforderungen gemeistert. Die General Ledger Software ging zum geplanten Termin nach einem Jahr live. Die Mitarbeiter sind geschult. Die Software erf├╝llt ihre Aufgaben gut. Stete Verbesserungen sind im Gange. Die Gesch├Ąftsf├╝hrung und die Mitarbeiter sind zufrieden.

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Stefan Gebel

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Senior Consultant

Tanja Esmyol - Senior Consultant Deutsche Interim AG

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Christoph Domhardt

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Senior Consultant | Prokurist