Mitarbeiterbefragungen und 360-Grad-Feedback: richtig fragen und richtig zuhören
Die Zufriedenheit der Mitarbeitenden ist ein wesentlicher Schlüssel für den Erfolg von Unternehmen. Daher empfiehlt es sich, den gewünschten Zustand regelmäßig mit der Realität abzugleichen sowie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu befragen. Dieser Beitrag erklärt, wie Sie bei Mitarbeiterbefragungen am besten vorgehen, und worauf Sie besonders achten sollten, wenn Sie 360-Grad-Feeback geben.
Mitarbeiterbefragungen signalisieren Wertschätzung
Die Mitarbeitenden sind das Kapital eines jeden Unternehmens: ihre Arbeit, ihr Engagement und ihre Motivation bilden die Basis für langfristigen und stabilen Unternehmenserfolg. Umso wichtiger ist es, das Personal so lange wie möglich an das Unternehmen zu binden und für Anerkennung, Wertschätzung und erfüllende Arbeitsinhalte zu sorgen. Das gelingt unter anderem, indem Sie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf Augenhöhe begegnen. Ein Mittel hierfür sind Mitarbeiterbefragungen.
Die Anlässe für und Ziele von Mitarbeiterbefragungen können sehr unterschiedlich sein. Zu Beginn sollten Sie die Zielsetzung genau klären. Ansonsten laufen Sie Gefahr, dass Sie nicht die Informationen sammeln, die für Ihr Unternehmen von besonderem Interesse sind. Zudem können Sie besser planen, welches Befragungsformat am besten geeignet ist, um die gewünschten Informationen zu erhalten. Letztlich erleichtert eine klare Zielsetzung es auch, aus den Ergebnissen der Mitarbeiterbefragung die richtigen Schlüsse zu ziehen und konkrete Initiativen zu entwickeln.
Wie Sie Mitarbeiterbefragungen professionell vorbereiten
Befragungen sind ein sensibles Instrument. Sie müssen professionell konzipiert, geplant und umgesetzt sein. Selbst einmalige, kleine Fehler können zu einem erheblichem Akzeptanz- und Vertrauensverlust bei den Befragten führen. Das brächte es mit sich, dass einerseits die erhobenen Daten kaum mehr nutzbar wären, und dass andererseits das Instrument der Befragung durch das „kollektive Gedächtnis“ der Belegschaft auf lange Zeit disqualifiziert werden würde. Die folgenden Tipps helfen Ihnen bei der Vorbereitung von Mitarbeiterbefragungen:
Tipp 1: Binden Sie Mitarbeitende frühzeitig ein und verbessern Sie so die Akzeptanz
Zunächst empfiehlt es sich, eine Projektgruppe aus Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unterschiedlicher Bereiche, dem Betriebsrat und – soweit vorhanden – dem Qualitätsmanagement zu bilden, welche die gesamte Befragung plant und begleitet. Neben einer solchen Kerngruppe sollten alle Personen, die im späteren Prozess Maßnahmen ableiten und umsetzen, an der Instrumentenfestlegung und -entwicklung beteiligt sein. Damit ist gewährleistet, dass die Erhebung von Beginn an von einer größeren Anzahl von Mitarbeitern im Unternehmen getragen und nicht als von außen vorgegebene Aktion angesehen wird.
Tipp 2: Wahren Sie Anonymität – Rückschlüsse auf Einzelne sind ein absolutes Tabu
Um eine hohe Beteiligung zu erhalten, ist es von zentraler Bedeutung, alle Mitarbeitenden frühzeitig und umfassend über die Aktion zu informieren. Gängige Medien sind beispielsweise Aushänge, Bekanntmachungen in der Betriebszeitung, News im Intranet und Informationsveranstaltungen.
Mit welchen Instrumenten die Befragung erfolgen soll – schriftlich oder mündlich, online, mit Interviews oder Fokusgruppen –, hängt von zahlreichen Faktoren ab. Dabei spielen die Intentionen der Befragung (quantitative Vollständigkeit vs. qualitative Tiefe) ebenso eine Rolle wie die Größe und Struktur des Unternehmens. Stellen Sie in jedem Fall glaubwürdig und transparent sicher, dass sich die erhobenen Daten nicht auf Einzelpersonen zurückführen lassen (Anonymitätszusicherung).
Tipp 3: Machen Sie die Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen unbedingt transparent
Die konkrete Umsetzung hängt in erster Linie vom gewählten Befragungsinstrument ab. In jedem Fall sollten Sie genügend Zeit für eine eventuelle Nachfassaktion vorsehen, falls sich die Beteiligungs- oder Rücklaufquote als zu gering herausstellt. Eine anzustrebende Beteiligungsquote liegt zwischen 60 und 70 Prozent; als gut anzusehen ist eine Beteiligung über 75 Prozent.
Wichtig ist auch, dass Sie Ergebnisse der Befragung zügig vorstellen – in der Regel über die gleichen Kommunikationskanäle wie die Ankündigung. Auch Betriebsversammlungen bieten sich für die Präsentation an. Idealerweise präsentieren Sie neben den reinen Ergebnissen auch schon erste Aussagen dazu, wie etwaige Missstände angegangen werden könnten.
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Mitarbeiterbefragung: Chancen und Risiken von 360-Grad-Feedback
Das 360-Grad-Feedback ist ein immer beliebteres Mittel, um Leistungen und Ressourcen fair und objektiv zu beurteilen. Unternehmen können mit dem Instrument des 360-Grad-Feedbacks Risiken bei der Mitarbeiterbefragung minimieren. Personalentwickler beispielsweise nutzen das 360-Grad-Feedback als gleichermaßen innovatives wie objektives Diagnose- und Informationsinstrument. Denn es spiegelt den Ist-Zustand des Leistungs- und Kooperationsverhaltens, bei Führungskräften auch des Führungsverhaltens. Mit den umfassenden Informationen aus diesem Tool lassen sich aussagekräftige Stärken-Schwächen-Profile erstellen.
Unterschiedliche Perspektiven für das 360-Grad-Feedback
Im Gegensatz zur Beurteilung durch den Vorgesetzten werden Mitarbeitende und Führungskräfte beim 360-Grad-Feedback aus mehreren Perspektiven beurteilt. Feedback geben die Personengruppen, mit denen der zu Beurteilende beruflich in Kontakt steht. Folgende Feedback-Geber sind denkbar:
- direkt unterstellte Mitarbeitende
- Vorgesetzte der Führungskraft
- Kunden
- Beschäftige und Kollegen der gleichen Ebene, die eng mit dem zu Beurteilenden zusammenarbeiten
- der oder die zu Beurteilende selbst
Fragenkataloge aus der Situation und den Anforderungsprofilen ableiten
Fachwissen und berufsspezifische Kompetenzen spielen beim 360-Grad-Feedback nicht die vorrangige Rolle. Das Instrument eignet sich insbesondere, um Soft Skills zu erheben, wie beispielsweise die Fähigkeit, zu motivieren oder Konflikte zu lösen. Die entsprechenden Kompetenzen werden durch eine Reihe von Fragen erfasst. Bei der Entscheidung, welche Kompetenzen sinnvollerweise zu erfragen sind, liefert ein Anforderungsprofil der jeweiligen Position wertvolle Unterstützung.
Risiken bei der Mitarbeiterbefragung mit 360-Grad-Feedback vorbeugen
Wie bei der Beurteilung durch den Vorgesetzten gilt es auch beim 360-Grad-Feedback, Risiken vorzubeugen und neue Chancen zu entwickeln. Bei diesem Tool sind konsequenter Datenschutz und Anonymität absolut notwendige Voraussetzungen. Wenn Teilnehmer auch nur den geringsten Zweifel an der Vertraulichkeit ihres Feedbacks haben, werden sie keine ehrlichen Antworten geben und Umstände beziehungsweise Personen nicht objektiv einschätzen.
Sinn und Verfahren von 360-Grad-Feedback müssen transparent sein
Darüber hinaus müssen die Ziele des 360-Grad-Feedbacks nachvollziehbar sein und klar kommuniziert werden. Ein transparenter Ablauf des 360-Grad-Feedbacks trägt ebenso dazu bei, Akzeptanzproblemen vorzubeugen. Online-Feedbacks sind in der Regel kostengünstiger und schneller als Offline-Formulare. Zudem sehen Befragte sie stärker als nicht nachverfolgbar an. Intranet-Befragungen sind eine der Online-Möglichkeiten. Bei einer skeptischen Belegschaft können externe Dienstleister, welche die Befragung durchführen, eine erwägenswerte und unkomplizierte Alternative sein.
Den richtigen Zeitpunkt für 360-Grad-Feedback wählen
Der Zeitpunkt des 360-Grad-Feedbacks spielt ebenfalls eine wichtige Rolle. Bei einer laufenden Umstrukturierung oder im Personalabbau ist die Atmosphäre im Unternehmen naturgemäß nicht für dieses Instrument geeignet. In Krisensituationen sind Befragte verständlicherweise kaum bereit, ihre Leistung kritisch einzuschätzen. Sie sind mehr darauf aus, ihren Wert für das Unternehmen herauszustellen. Auch wenn Sie Mitarbeitende zur Leistung einer Führungskraft befragen, wird es in Krisensituationen eher verzerrte Feedbacks geben.
Gerade, wenn Sie das Instrument des 360-Grad-Feedbacks das erste Mal einsetzen, sollten die beteiligten Personen auf einen festen Ansprechpartner zurückgreifen können, der sowohl inhaltliche als auch technische Fragen beantworten kann. Dies kann ein sachkundiger HR-Manager oder ein externer Partner, etwa ein Berater, sein.
Ergebnisse von Feedbacks angemessen deuten und nutzen
Die Ergebnisse und das Ziel des 360-Grad-Feedbacks sollten Sie mit den beurteilten Mitarbeitenden offen besprechen und bestenfalls passgenaue Entwicklungsmaßnahmen vereinbaren. Die Erfolgskontrolle besteht idealerweise in neuerlichem 360-Grad-Feedback. Soll eine Führungskraft beispielsweise ihre Kommunikationsfähigkeit verbessern, waren die Entwicklungsmaßnahmen erfolgreich, wenn sich das Feedback in dieser Hinsicht positiv im Zeitablauf verändert.
Expertinnen und Experten für Mitarbeiterbefragungen und 360-Grad-Feedback
Sie planen eine Mitarbeiterbefragung? Oder Sie wollen die Fehler- und Feedbackkultur in Ihrem Unternehmen auf ein neues konstruktives Level bringen. Weitere Impulse dazu finden Sie im Wissensbeitrag Kulturwandel erfolgreich gestalten. Falls Sie ein Projekt zu Mitarbeiterbefragungen und/oder 360-Grad-Feedback planen: Die HR-Expertinnen und -Experten aus dem Pool der Deutschen Interim AG unterstützen Sie gerne – kompetent und flexibel.
Charly Kahle
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