1. Bewahren Sie Ruhe.
Gerade bei inhabergeführten Unternehmen ist die Vorstellung, von einem Mitarbeitenden hintergangen worden zu sein, eine emotionale Achterbahnfahrt. Bewahren Sie daher unbedingt Ruhe. Gerade, wenn sich erst ein Anfangsverdacht ergeben hat. Dies gilt insbesondere für die gesamte Bandbreite an dolosen Handlungen der Wirtschaftskriminalität wie Diebstahl, Unterschlagung, Korruption und andere Delikte.
2. Verifizieren Sie Ihre Informationen.
Bevor Sie etwas unternehmen können, müssen Sie zunächst einmal klären, wie belastbar die Informationen sind, die Ihren Verdacht erregt haben. Stellen Sie sich selbst folgende Fragen: Um welche Art Informationen handelt es sich eigentlich? Sind es nur vage Gerüchte? Oder sind die Hinweise konkret und nachvollziehbar?
Prüfen Sie außerdem, woher die Informationen stammen, die dem Verdacht zugrunde liegen: Hat Sie ein Whistleblower darauf hingewiesen? Sind Sie bei ersten Ermittlungen selbst auf den Betrug gestoßen? Oder haben Sie den Mitarbeitenden vielleicht sogar bei der Tat ertappt?
Erst, nachdem Sie Ihre Informationen einer Prüfung unterzogen und verifiziert haben, können Sie über die nächsten Schritte entscheiden: Sind zunächst weitere Untersuchungen durchzuführen? Oder ließ sich der Verdacht erhärten und Sie haben nun eindeutige Belege für einen Betrug?
3. Unternehmen Sie keine Alleingänge.
Unternehmen Sie keine Alleingänge, wenn Sie in Ihrem Unternehmen nicht über Fachleute und Prozesse für Fraud Management verfügen, wie etwa eine Interne Revision oder vielleicht sogar ein unternehmensweites Anti-Fraud-Management-System und entsprechend ausgebildetes Personal.
Wenn Sie den Mitarbeitenden direkt auf Ihren Verdacht ansprechen, hat dieser die Möglichkeit, die Tat zu leugnen. Und die Person ist vorgewarnt. Sollten Sie keine anderweitigen Beweise haben, stünde Aussage gegen Aussage. Die Gelegenheit, den Betrug aufzuklären, wäre verspielt, und Sie befänden sich in der arbeitsrechtlich schwierigen Situation: Sie als Arbeitgeber haben Ihren Mitarbeitenden einer Straftat beschuldigt, ohne das belegen zu können.
4. Schätzen Sie die potenziellen Risiken für Ihr Unternehmen ein.
Um die Maßnahmen, die Ihnen zur Verfügung stehen, besser einschätzen zu können, sollten Sie versuchen, die Risiken, denen Ihr Unternehmen sich ausgesetzt sieht, sowie die Höhe des potenziellen Schadens möglichst genau zu beziffern. Um welche Größenordnung handelt es sich bei dem Betrugsfall? Bezieht sich der Betrug beziehungsweise die vermeintliche Straftat auf eine oder mehrere Gesellschaften, Divisionen oder sogar länderübergreifend auf Ihre Tochtergesellschaften im Ausland? Versuchen Sie, auf Basis der vorhandenen Informationen die Risiken für Ihr gesamtes Unternehmen einzuschätzen.
5. Ziehen Sie so früh wie möglich einen Experten hinzu.
Ziehen Sie so früh wie möglich Fachleute hinzu, die Erfahrung in der internen Ermittlung und Aufdeckung von dolosen Handlungen haben und mit Straftaten im Bereich der Wirtschaftskriminalität umzugehen wissen. Leiten Sie nämlich Gegenmaßnahmen ein, deren Konsequenzen Sie nicht völlig überblicken, laufen Sie Gefahr, Ihrer Reputation zu schaden und die restliche Belegschaft zu verunsichern.
Ein erfahrener Fraud Manager wird zudem sicherstellen, dass die Beweissicherung tatsächlich gerichtsverwertbar ist, und gegebenenfalls für eine reibungslose Zusammenarbeit mit Strafverfolgungsbehörden und der Staatsanwaltschaft sorgen.
6. Wägen Sie arbeitsrechtliche Schritte sorgfältig ab.
Je nach Sachlage werden Sie dem Mitarbeitenden fristlos kündigen wollen. In eindeutigen Fällen kann dieses Vorgehen ein gute Maßnahme sein, aber bedenken Sie, dass ein Mitarbeitenden Ihnen arbeitsrechtlich Rede und Antwort zu seiner Tätigkeit stehen muss. Für Ex-Mitarbeitende gilt dies nicht, sodass hier die einzige Option die Strafanzeige ist.
Haben Sie erst einmal Anzeige erstattet, können Sie die Ermittlungen nicht mehr stoppen, woraus sich diverse weitere Risiken für Ihr Unternehmen ergeben können. Arbeitsrechtliche Schritte sollten Sie darum gründlich abwägen.
7. Arbeiten Sie zum Schluss den Betrugsfall gründlich auf.
Arbeiten Sie abschließend den Betrugsfall gründlich auf: Identifizieren Sie in den betrieblichen Prozessen Ihres Unternehmens die Schwachstellen, die den Betrug ermöglicht oder begünstigt haben, und leiten Sie daraus Maßnahmen zur besseren Kontrolle der Prozesse sowie zur Prävention, Aufdeckung und Aufarbeitung doloser Handlungen ab.
Je nach Unternehmen können das zum Beispiel
- Compliance-Richtlinien wie die konsequente Anwendung des Vier-Augen-Prinzips,
- die Einrichtung von Hinweisgebersystemen für Whistleblower und
- die Etablierung eines Krisenmanagements für den Betrugsfall sein.
Auf alle Fälle sollten Sie spätestens an diesem Punkt mit einem Experten zusammenarbeiten, dessen tägliches Geschäft Betrugsermittlungen sind, damit Sie sich wieder Ihren eigentlichen Verpflichtungen widmen können.
