Der Interim Manager wurde von einer Privatuniversität (24 Mio. Umsatz, 350 Mitarbeiter) damit beauftragt, die Hochschule zu restrukturieren und sie sowohl finanziell als auch organisatorisch zu stabilisieren. Dabei ging es insbesondere um die Einführung eines Controllingsystems sowie um die interne Aufbau- und Ablauforganisation. Der Experte fungierte zunächst ein Jahr lang als Interim Chief Financial Officer, später übernahm er in Festanstellung die Position des Verwaltungsdirektors.
Prozesse rund um Beschaffung, Planung und Controlling neu aufgesetzt
Zu Beginn fand der Interim Manager eine finanziell absolut desolate Situation vor. Die Jahresabschlüsse der kürzeren Vergangenheit waren unzutreffend erstellt. Vorhandene Verluste waren bilanziell nicht berücksichtigt worden. Darüber hinaus waren weder eine Budgetierung noch ein Controlling im Hause installiert. Die Einkaufs- und Beschaffungsprozesse waren nur partiell bzw. faktisch nicht vorhanden.
Erschwerend kam hinzu, dass die Personalführung und die Abgrenzung der Arbeitsbereiche und Richtlinienkompetenzen für eine Universität dieser Größenordnung absolut unzureichend waren.
Nachdem der Interim Manager die Schwächen in den internen Abläufen detailliert identifiziert hatte, entwickelte er ein umfassendes Konzept für Verbesserungen. Beispielsweise setzte er die Prozesse rund um die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen sowie die Planung und das Controlling neu auf. Zudem führte er eine Mittelstandssoftware aus dem Hause Corporate Planner mit einer Schnittstelle zum vorhandenen System der DATEV ein.
Aufbauorganisation entwickelt und die Führung gestrafft
Nach umfangreicher Potenzialanalyse der Mitarbeiter erarbeitete der Interim Manager eine neue Aufbauorganisation mit entsprechenden Profilen. Die Stellen wurden mit internen Kandidaten sowie durch Neueinstellungen besetzt. Durch die Klärung von Richtlinienkompetenzen und Berichtswegen der Führungsebene unterhalb der Universitätsleitung sowie der Einführung einer strukturierten Kommunikation haben sich die Entscheidungswege und die Unternehmenskultur deutlich verbessert. Das führte auch dazu, dass die Universitätsleitung in operativen Fragestellungen deutlich entlastet werden konnte.
Projektleitung für Bau- und Brandschutzmaßnahmen am Standort der Hochschule
Die Hochschule befindet sich in zwei historischen Gebäuden, eines davon aus dem Jahr 1742. Da diese im Sinne des Brandschutzes ertüchtigt werden mussten, verantwortete der Interim Manager als Projektleiter die Koordination der Baumaßnahmen unter Einbeziehung der Behörden für Bau, Denkmalschutz, Naturschutz und Brandschutz. Das Projekt wurde im Jahr 2007 mit deutlicher Einsparung von Budgetmitteln erfolgreich abgeschlossen.
Machbarkeitsstudie für einen weiteren Hochschulstandort verantwortet
Ergänzend beriet der Interim Manager die Universitätsleitung bei Standortfragen, Bauvorhaben und der Anmietung potenzieller Mietflächen für einen zusätzlichen und neuen Standort in der Landeshauptstadt. Er führte das Projekt der Machbarkeitsstudie für den Universitätsbetrieb in verschiedenen Bestandsimmobilien und begleitete die Aufsichtsorgane und die Universitätsleitung eng beim Auswahlverfahren. Der Einzug der Universität mit dem Sitz der Hochschulleitung und der Geschäftsführung an den neuen Standort erfolgte im Jahr 2010.
Neue Prozesse treiben Ergebnis deutlich nach oben
Die deutliche Verbesserung des Controllings und der Prozesslandschaft in der Hochschule hat nach innen vor allem die Abläufe in der Buchhaltung, der Kostenrechnung und der Beschaffung optimiert. Das führte zu signifikanten Einsparungen und deutlich verbesserter Transparenz. Noch deutlicher wirkten sich die neuen Prozesse aber nach außen aus: Das Ergebnis konnte wesentlich gesteigert und stabilisiert werden. Finanzielle Engpässe waren nicht mehr zu befürchten und auch nicht gegeben.
