Optimierung von Vertrieb und Logistik im Großhandel

In einem starken Wettbewerbsumfeld mit hohen Kundenanforderungen an Service und Qualität stagnierte der Umsatz eines Großhandelsunternehmen bereits über mehrere Jahre. Aufgrund der geringen Marktdurchdringung sowie kontinuierlich steigender Kosten für Personal und Logistik verschlechterte sich die Ergebnissituation weiter.

Eine der Ursachen für die Stagnation war das Inseldenken in den Standorten des Unternehmens. Der Manager wurde – seinerzeit in Festanstellung als Regionalleiter - beauftragt, dieses Inseldenken zu überwinden. Dazu entwickelte er eine einheitliche Vertriebsstrategie und -struktur mit klarem Fokus auf Wachstum und Profitabilität. Gleichzeitig sollte er die Unterschiede in der Auslastung und Performance der Logistikstandorte analysieren – und abstellen.

Übergreifende Strategie für den Vertrieb entworfen und eingeführt

In seiner Analyse identifizierte der Interim Manager große Unterschiede zwischen den Standorten. Das betraf vor allem die Vertriebsperformance. Um die Leistung des Vertriebs vergleichbar zu machen, entwarf der Interim Manager zunächst eine übergreifende Strategie auf Basis von Key Performance Indikatoren und Benchmarks. Auf Basis dieser Leistungskennzahlen ermittelte er den notwendigen Personalbedarf, um die Produktivität der einzelnen Vertriebsstandorte auf das gleiche Level zu heben. Dazu gehörten auch Anpassungen in den Rollen und Zuständigkeiten der Vertriebskräfte. Die wichtigsten Kernelemente der neuen Wachstumsstrategie bildeten aber eine Neueinschätzung der Kunden und die Anpassung der Preispolitik.

Umfassende Überprüfung der Kundenpotenziale angestoßen

In den vergangenen Jahren hatte der Auftraggeber es versäumt, die Potenziale der Bestandskunden proaktiv zu ermitteln bzw. einzuschätzen. Daher initiierte der Interim Manager eine Überprüfung und Anpassung der hinterlegten Kundenpotenziale. Daraus ergaben sich zahlreiche Ansatzpunkte für den Ausbau des Geschäftes mit Bestandskunden sowie für die Gewinnung von Neukunden. Diese Ansätze verfeinerte der Manager gemeinsam mit den Führungskräften zu auf die Kunden abgestimmten Konzepten.

Auf Basis der gemeinsam erarbeiteten Zielkundenliste schloss der Manager mit den Führungskräften Zielvereinbarungen. In regelmäßigen Fortschrittsdialogen mit den Vertriebsmitarbeitern hielt der Interim Manager den Umsetzungsgrad nach- und schulte die Mitarbeiter nach Bedarf.

Anpassung der Preispolitik an Markt und Kunden führte zu höheren Margen

Um eine einheitliche Preispolitik zu gewährleisten, ordnete der Manager die Prozesse neu. Bisher hatten die Standorte ihre eigenen Preissysteme und Verkaufsleiter – auch für identische Produktgruppen. Der Manager beendete dieses Durcheinander und reduzierte die Anzahl Verkaufsleiter auf die notwendige regionale Struktur. In regelmäßigen Meetings legte der Manager die Preispolitik für die Organisation mit den regionalen Verkaufsleitern fest. Hierdurch wurde die Preissteuerung agiler, marktgerechter und war zudem besser abgestimmt. Nunmehr verantworten die Verkaufsleiter der einzelnen Produktgruppen das Preismanagement für diese Produktgruppen. Diese Restrukturierung gewährleistet ein Expertenwissen in allen Produktbereichen und Standorten sowie einen besseren Know-how-Transfer bei gleichzeitiger Senkung des Personalaufwandes.

Neues Logistikkonzept senkt die Kosten deutlich

Die Logistikkosten hatten einen erheblichen Anteil daran, dass das Ergebnis des Unternehmens sich immer weiter verschlechtert hatte. Bei der Analyse identifizierte der Interim Manager vor allem Personal-, Lager- und Transportkosten als Kostentreiber.

Bei der Neuaufstellung der Logistik konnte der Interim Manager die Kosten deutlich senken. Er konzentrierte die Lagerkapazitäten, indem er mehrere Lager zusammenlegte. Das verringerte die Zahl interner Transporte und trug ebenfalls wesentlich dazu bei, umfangreiche Einsparpotenziale zu heben. Weiteres Kapital konnte freigesetzt werden, indem der Interim Manager durch eine bessere Planung den Warenbestand in den Lagern reduzierte. Zur weiteren Optimierung der Lagerhaltung ordnete der Interim Manager den bestehenden Maschinenpark und schaffte auch neue effiziente Maschinen an.

Eine wesentliche Herausforderung bestand darin, die Bestandsverlagerungen, die Versetzung der Maschinen und Installation der neuen Maschinen so zu takten, dass dies keine Auswirkungen auf die Lieferperformance hatte.  Die Umsetzung des Fahrplans überwachte der Interim Manager erfolgreich mit Hilfe eines Gantt-Diagramms.

Proaktive Kommunikation fördert die Motivation

Aufgrund der vielen Veränderungen war es notwendig, die veraltete interne Kommunikation neu zu gestalten. Der Manager entwickelte ein Kommunikationsleitfaden über alle Hierarchien, um alle Informationen und Entscheidungen schnell und transparent für alle Mitarbeiter zugänglich zu machen.

In regelmäßigen Informationsveranstaltungen mit dem Betriebsrat ging der Interim Manager in Fragerunden auf Ängste und Sorgen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein und zeigte Perspektiven auf. Dies führte zu einer höheren Motivation und Veränderungsbereitschaft bei der Belegschaft.

Margen und Umsatzwachstum gesteigert | Kosten deutlich gesenkt

Die Neustrukturierung des Vertriebes und die Anpassung der Preispolitik erhöhten die Margen und steigerten den Umsatz signifikant. Zudem konnten umsatzträchtige Neukunden gewonnen werden.

Die Anpassung der Logistikstruktur senkte die laufenden Kosten um 10 % und entlastete die Kapitalbindung um mehrere Millionen Euro. Die Erhöhung der Produktivität in Vertrieb und Logistik führte zu einer deutlichen Profitabilitätssteigerung.