Mobile Reporting - Digitalisierung des Controllings

Reporting für mobile Geräte: Worauf Nutzer Wert legen

Nach aktuellen Erhebungen haben im Privatleben mobile Geräte den Laptop bei der Nutzungsdauer längst abgehängt. Deshalb verwundert es nicht, dass sich diese Nutzergewohnheiten auch mehr und mehr im Arbeitskontext und speziell für das Reporting beobachten lassen. In immer mehr Unternehmen sollen die Informationen ortsunabhängig abrufbar sein.

Bei mobilen Cloud-Applikationen passt sich die Darstellung automatisch dem jeweiligen Gerät an. Im Idealfall werden Entscheidungsprozesse beschleunigt, wenn z.B. Finanzvorstände beim Quartalsabschluss auch unterwegs bequem auf wichtige Unternehmensdaten zugreifen können.

Das A und O eines erfolgreichen mobilen Reporting, das von den Nutzern angenommen und verstanden wird, ist die Usability, also die Nutzer- oder Anwenderfreundlichkeit. Was diesen Punkt angeht, lassen sich die Wünsche privater Nutzer auf das professionelle Umfeld übertragen. Warum sollte uns der frustfreie Umgang mit Mobilgeräten im Job weniger wichtig sein als in der Freizeit? An diesem Kriterium müssen sich mobile Anwendungen somit messen lassen.

Die Prioritäten der User

Eine Studie des Bundesverbands Digitale Wirtschaft (BVDW) vom September 2019 identifiziert folgende Nutzerprioritäten für mobile Anwendungen:

  • Die Inhalte müssen schnell zur Verfügung stehen.
  • Design und Handhabung müssen verständlich und übersichtlich sein und Apps müssen über eine fehlerfreie Funktionalität verfügen.
  • Der zur Verfügung gestellten Inhalte müssen relevant sein.
  • Die Sicherheit der Daten und der digitalen Identität muss gewährleistet sein.

Wenn Mitarbeiter von einer App enttäuscht sind, werden sie damit nicht arbeiten wollen. Wer mobiles Reporting attraktiv machen will, kann somit nur erfolgreich sein, wenn er die Prioritäten der User in das Lastenheft für die App-Entwicklung überträgt und darüber hinaus die Besonderheiten der professionellen Nutzung berücksichtigt.

Schnelligkeit, Verständlichkeit, Relevanz und Sicherheit sind unverzichtbare Voraussetzungen. Zudem muss der Funktionsumfang einer Reporting-App zur Arbeitsrealität passen. Einerseits wollen Menschen mehr als Zahlen und Grafiken, andererseits dürfen die Anwendungen nicht mit unnützen Funktionen überfrachtet sein.

Sinnvoll ist es zum Beispiel, durch einen modularen Aufbau den Detaillierungsgrad der Anwendung schrittweise zu erhöhen. Denkbar wäre z.B., dass die ersten Seiten als Übersicht für die Geschäftsführung dienen. Von einem übersichtlich gestalteten Dashboard aus kann man dann auf weitere Seiten mit detaillierteren Informationen für das operative Management der einzelnen Bereiche abspringen. Die zentrale Frage bei der Entwicklung von Dashboard-Seiten muss sein: Wer ist der Empfänger der jeweiligen Seite und welche Kernaussage soll vermittelt werden?

Bessere Apps durch User Research

Wer Nutzerwünsche erfüllen will, muss also mit seinen Anwendern sprechen. Wichtige Fragen sind beispielsweise:

  • Wie erledigen Nutzer der Zielgruppe ihre Reporting-Aufgaben heute?
  • In welchen Situationen wollen sie künftig mobil auf Reporting-Daten zugreifen? Um welche Daten handelt es sich?
  • Wo entstehen Probleme, wo bleiben Wünsche offen?

Folgende Personengruppen können von den Antworten auf diese Fragen bzw. der Entwicklung von Nutzerszenarien profitieren:

  • Assistenten, die nach Meetings Protokolle ins Reporting-System als Referenz eingeben;
  • Kollegen, die sich in die Kaffee-Ecke zurückziehen, um gemeinsam eine Präsentation vorzubereiten;
  • Controllern, die im Home-Office an einem Report arbeiten und dazu Live-Daten aus dem Business Warehouse beziehen wollen, oder
  • Führungskräfte, die bei einem Kundentermin auf Daten aus dem Reporting Bezug nehmen wollen.

Im Hinblick auf die erfolgreiche Implementierung mobiler Anwendungen empfiehlt es sich, alle verantwortlichen Entscheidungsträger frühzeitig in die Entwicklung einzubinden. In der Praxis zeigt sich immer wieder, dass erst das Management überzeugt werden muss, um eine Lösung nachhaltig umsetzen zu können. Letzten Endes hängt die Akzeptanz des mobilen Reporting aber auch von einer positiven User-Erfahrung ab. Deswegen gilt der Grundsatz allen guten Designs: Der Mensch muss im Mittelpunkt stehen.

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