Anfang 2023 stand ein etablierter Automobilzulieferer vor verschiedenen Herausforderungen: Der Einkaufsleiter hatte das Unternehmen verlassen, das Supplier Quality Engineer Team (SQE) war nur zur Hälfte besetzt und das Unternehmen befand sich in einer umfassenden Restrukturierung, während es außerdem nach einem Investor suchte. Der Interim Manager wurde befristet als Interim- Einkaufsleiter engagiert, um den Einkauf neu auszurichten und Preissenkungen bei den Lieferanten durchzusetzen.
Prozessmodell mit eindeutigen Rollen und Verantwortlichkeiten eingeführt
In der Analyse identifizierte der Interim Manager schnell Verbesserungspotenziale. Beispielsweise waren die Abläufe im Einkaufsprozess nicht klar definiert, was ineffiziente Arbeitsweisen begünstigte. Zudem mangelte es an durchgängigen Strategien und klaren Verantwortlichkeiten zur Kostenkontrolle.
Nach der grundlegenden Untersuchung der Einkaufsprozesse entwickelte der Interim Manager in enger Abstimmung mit dem Einkaufsteam ein klares Prozessmodell mit eindeutigen Rollen und Verantwortlichkeiten. Zudem definierte er neue Standards für Lieferantenauswahl, Bestellwesen und Vertragsmanagement. Durch diese Maßnahmen konnten Reibungsverluste verringert, Entscheidungswege verkürzt und die Transparenz im Einkaufsprozess deutlich erhöht werden.
Engpässe im Supplier Quality Engineering beseitigt und SQE-Kompetenzen geschult
Die Unterbesetzung des SQE-Teams führte unter anderem dazu, dass wichtige Lieferantenentscheidungen nicht ausreichend zeitnah getroffen werden konnten. Um die Engpässe im SQE-Team abzustellen, rekrutierte der Interim Manager zeitnah einen neuen SQE-Experten. Um das neue Teammitglied schnell zu integrieren und produktiv einzusetzen, entwickelte er ein gezieltes Onboarding-Programm mit Schulungen zu Prozessen und Systemen. Zudem verfasste er ein SQE-Handbuch als Wissensbasis und organisierte die enge Betreuung des neuen Kollegen durch erfahrene Mentoren aus dem Team. Durch dieses strukturierte Vorgehen gelang es, die Qualitätssicherung bei Lieferanten sicherzustellen.
Bündelung von Ausschreibungen und Mengen senken Kosten beträchtlich
In einem weiteren Arbeitsschritt identifizierte der Interim Manager durch eine detaillierte Analyse der Einkaufspreise und -konditionen Einsparpotenziale für zahlreiche Produktgruppen. Anschließend initiierte er gebündelte Ausschreibungen bei strategischen Lieferanten, mit denen er letztlich deutliche Preisvorteile erzielen konnte. Darüber hinaus optimierte der Interim Manager die Logistikprozesse im Einkauf, etwa durch die Reduktion von Express-Lieferungen und die Bündelung von Transporten. Auch durch Verhandlungen über längere Zahlungsziele konnte die Liquidität des Unternehmens verbessert werden. Die enge Abstimmung mit den Lieferanten wurde zu einem Schlüsselelement, um gemeinsam die Inflation zu kompensieren und die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten.
In zehn Monaten Einsparungen in Höhe von 20 Prozent realisiert
Trotz der komplexen Herausforderungen konnte der Interim Manager das Projekt innerhalb von zehn Monaten erfolgreich abschließen. Die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens ist durch eine 20 Prozent günstigere Beschaffung und einen optimierten Einkaufsprozess deutlich gestärkt.
Die Kosteneinsparungen ergaben sich aus allgemeinen Optimierungen (5 Prozent), gebündelten Ausschreibungen und verbesserten Einkaufspreisen (5 Prozent) sowie optimierten Logistikprozessen (10 Prozent). Außerdem erhöhten die neu ausgehandelten Zahlungsziele die Liquidität des Unternehmens deutlich.
