Für ein großes deutsches Maschinenbau-Unternehmen mit mehr als 12.000 Mitarbeitern übernahm der Interim Manager den Auftrag, die Prozesse zur Auftragsabwicklung für den Bau hochwertiger komplexer Maschinen zu optimieren. Die Herstellung - von der Gießerei über die Blech- und Elektrofertigung bis zur Montage – dauerte bisher 9 Monate. Ziel der Optimierung war es, die Maschinen einschließlich kundenspezifischer Anforderungen nach 4 Monaten ab Werk zu liefern.
Für die Analyse der bestehenden Abläufe und die Konzeption einer neuen Auftragsabwicklung waren 3 Monate veranschlagt. Um diesen Zeitraum effizient zu nutzen, organisierte der Interim Manager die Aufgabe mit den Methoden des agilen Projektmanagements.
Fertigungstechnische Abhängigkeiten zwischen den Baugruppen identifiziert
Nach Erfassung der vorhandenen Prozessbeschreibungen ergänzte der Interim Manager fehlende Beschreibungen. So schuf er einen kompletten Überblick über die Herstellung der Bauteile und Baugruppen auf allen Fertigungsstufen sowie die Beschaffung von Komponenten. Im nächsten Schritt identifizierte und dokumentierte er die fertigungstechnischen Abhängigkeiten zwischen den Baugruppen, um das Verhältnis zwischen Bearbeitungs- und Liegezeiten für alle zeitkritischen Bauteile zu erkennen. Zu den Herausforderungen zählte, allen verantwortlichen Mitarbeitern diese Sichtweise auf den Herstellungsprozess zu vermitteln. Nachdem dies gelungen war, bereicherten die Mitarbeiter das Projekt, indem sie selbstständig Teilanalysen erstellten und ihr betriebsinternes Wissen um die internen Abläufe gezielt einbrachten.
In einem nächsten Schritt visualisierte der Interim Manager die Prozesse mit der Sicht auf Liegezeiten und Abhängigkeiten zwischen den Baugruppen in Grafiken. Das offenbarte die Schwachstellen in der Auftragsabwicklung, die nunmehr im Unternehmen diskutiert werden konnten.
In agilen Sprints Lösungen für Standardisierung von Baugruppen gefunden
Gemeinsam mit dem Produktionsteam definierte er nun Aufgaben, um in einer Reihe von zweiwöchentlichen Sprints nach Lösungen zu suchen. Dabei ging es einerseits darum, die Montage- und Fertigungsabhängigkeiten in Beschaffung, Fertigung und Montage zwischen den einzelnen Baugruppen zu verringern. Andererseits dienten die Sprints dazu, die Liegezeiten der Bauteile zwischen den einzelnen Fertigungsschritten und -stufen zu reduzieren. Dabei zeigte sich, dass ein Teil der Bauteile und Baugruppen soweit standardisierbar waren, dass sie zu vertretbaren Kosten rechtzeitig bevorratet werden konnten. Auch für die zeitnahe Herstellung der auftragsspezifischen Komponenten entwickelte er mit den Teams neue Konzepte.
Lieferfrist erfolgreich von 9 auf 4 Monate reduziert
Nun galt es, die Fertigung für die Standardbaugruppen und die auftragsspezifischen Komponenten der Maschinen umzustellen. Diese Herausforderung konnten der Interim Manager und die internen Teams in einem weiteren agilen Projekt von 3 Monaten Dauer mit vielen Sprints erfolgreich bewältigen. Inzwischen ist das Unternehmen in der Lage, Lieferzeiten von 4 Monaten für kundenspezifisch angepasste Maschinen zu garantieren. Dadurch konnte der Auftraggeber den Umsatz vergrößern und seine Marktposition weiter ausbauen.
