Bei einem global agierenden Automotive-Zulieferer mit weltweit weit über 50.000 Mitarbeitern war die Stelle eines Einkaufsleiters einer lokalen Business Unit mit ca. 1.000 Mitarbeitern über Monate unbesetzt. Die 12 Mitarbeiter der Abteilung strategischer Einkauf gerieten immer mehr in Konflikt mit der BU-Leitung und allen anderen Abteilungen. Prioritäten wurden falsch gesetzt, dringende Arbeiten gar nicht oder viel zu spät erledigt. Die BU konnte Angebote nicht schnell genug oder sogar überhaupt nicht erstellen.
Gleichzeitig führten von Lieferanten verursachte Qualitätsprobleme zu Engpässen in der Fertigung. Zudem wurden überfällige Produktionsteil-Freigabenverfahren (PPAP-Freigaben) nicht erteilt. Einzelne Zulieferer drohten mit Lieferstopp wegen unbezahlter Rechnungen und dem wiederholten Scheitern schwieriger Verhandlungen.
In dieser Situation engagierte das Unternehmen den Interim Manager, um in einem befristeten Changemanagement-Projekt die Abteilung Einkauf deutlich effizienter zu gestalten und die Einkaufsmitarbeiter zu beraten, zu koordinieren und zu trainieren.
Schwächen in Führung, Kommunikation und Verwendung der Mitarbeiter abgestellt
Nach kurzer Einarbeitung identifizierte der Interim Manager unter anderem Schwächen in Führung, Kommunikation und Einsatz der Mitarbeiter.
Zunächst wurden alle Einkaufsmitarbeiter angewiesen, im Eskalationsfall sofort den Einkaufsleiter zu kontaktieren. Der Interim Manager hat die entsprechend Konfliktgespräche federführend fortgeführt, deeskaliert und im Anschluss mit den Mitarbeitern analysiert. Mit den Leitern „verfeindeter“ Abteilungen führte er ausführliche Vieraugengespräche. Dabei wurde die Bearbeitung offener Anforderungen einvernehmlich zeitlich priorisiert.
Mit Unterstützung der Personalabteilung verschaffte sich der Interim Manager einen Überblick über die Lebensläufe und Qualifikationen der Einkaufsmitarbeiter. Anschließend führte er ausführliche Einzelgespräche. Auf Basis dieser Informationen wurden die Zuständigkeiten im Einkauf neu verteilt.
Gründe für Qualitätsprobleme und überfällige PPAP-Freigaben ermittelt
Die Gründe für Qualitätsprobleme und überfällige PPAP-Freigaben ermittelte der Interim Manager gemeinsam mit den jeweils zuständigen Einkäufern. Dazu gehörten auch Fachexpertisen sowie mehrere Lieferantenworkshops.
Daraus ergaben sich im Einzelfall auch unbequeme und bis dahin ungewohnte Maßnahmen. So ließ der Interim Manager beispielsweise die QS-Mitarbeiterin eines asiatischen Lieferanten einfliegen. In einem mehrstündigen Workshop wurden dabei die in Deutschland und beim Lieferanten angewendeten Messmethoden bis ins Detail verglichen. Dabei stellte sich heraus, dass Unterschiede in den Messmethoden zu den strittigen Qualitätsproblemen geführt hatten. Durch die Verständigung auf ein gemeinsames Verfahren konnten die Konflikte gelöst werden.
Abteilung Einkauf befriedet und zu neuer Produktivität geführt
Dem Interim Manager ist es insgesamt gelungen, die Wogen nach kurzer Zeit zu glätten und die Streiterei in produktive Arbeit zu wandeln. Mehrfach angemahnte offene Rechnungen konnten bezahlt und angedrohte Lieferstopps abgewendet werden. Überfällige PPAP-Freigaben wurden erteilt, Lieferengpässe behoben und Qualitätsprobleme gelöst.
Mit den Arbeitsergebnissen wurde auch die Stimmung der Mitarbeiter immer besser. Die Zuarbeit der Abteilung Einkauf in Akquise-Projekten lebte innerhalb der Zeitvorgabe wieder auf. Ein neuer Abteilungsleiter Einkauf wurde in Ruhe eingearbeitet und auf seine neue Aufgabe vorbereitet.
